Adneuo Cofnodion

Archifau Morgannwg / Y Casgliad / Adneuo Cofnodion

Holl ddiben Archifau Morgannwg yw casglu, gwarchod a sicrhau mynediad i gofnodion sy’n ymwneud â phobl a llefydd hen siroedd Canol a De Morgannwg. Rydyn ni wastad yn awyddus i gasglu cofnodion o arwyddocâd hanesyddol. Mae ein Polisi Casglu yn disgrifio’r math o gofnodion yr ydyn ni’n eu casglu.

Sut ydw i’n adneuo cofnodion?

Unigolion a sefydliadau

Y cam cyntaf yw cysylltu â ni drwy e-bost, dros y ffôn neu mewn person i drafod y cofnodion sydd gennych. Bydd hyn yn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’n Polisi Casglu. Os oes angen, gallwn drefnu ymweliad gan archifydd i fwrw golwg dros y cofnodion a’u casglu os ydynt yn gymwys. Gallwn awgrymu ffyrdd eraill o’u cadw os nad ydyn nhw’n addas i ni.

Cynghorion defnyddiol i adneuwyr

Gellir trosglwyddo’r cofnodion at ofal yr Archifau mewn nifer o ffyrdd.

Drwy rodd, sy’n golygu mai Cyd Bwyllgor Archifau Morgannwg, ar ran yr awdurdodau gwahanol, fydd bellach yn berchen ar y deunydd.

Drwy adnau, lle byddwch chi yn dal i fod yn berchen ar yr eitem neu eitemau. Mae’r adneuydd yn ffurfio cytundeb gydag Archifau Morgannwg, ynghylch trefniadau defnyddio, gwarchod a chadw’r eitemau hyn. Mae manylion am y cytundeb hwn ar gael yn ein bolisi ar termau adneuo

Awdurdodau Lleol

Mae Archifau Morgannwg yn derbyn trosglwyddiadau o gofnodion sydd wedi eu dethol fel rhai i’w cadw’n barhaol gan yr awdurdodau lleol yr ydyn ni’n eu gwasanaethu.

Pa gofnodion awdurdodau lleol ddylid eu trosglwyddo i Archifau Morgannwg i’w cadw’n barhaol?

Os oes gennych gofnodion y credwch eu bod yn addas i’w trosglwyddo i’r Archifau, cysylltwch â ni drwy e-bost neu’r post neu dros y ffôn. Gallwn wedyn drafod yr eitem neu eitemau, a threfnu ymweliad safle i’w gwerthuso os oes angen.

Efallai y byddwch hefyd am gysylltu â Rheolwr Gwybodaeth/Cofnodion eich Awdurdod Lleol, a fydd yn gallu esbonio eu gweithdrefnau trosglwyddo cofnodion nhw, os oes rhai yn bodoli.

Beth fydd yn digwydd i’r cofnodion yr ydw i’n eu adneuo?

Mae pob dogfen yn cael ei storio mewn ystafell ddiogel, sydd ag amodau amgylcheddol arbennig i’w cadw at y dyfodol, yn unol â’n Polisi Cadw. Mae croeso i chi ofyn am daith o gwmpas yr adeilad i weld sut bydd eich cofnodion yn cael eu cadw.

Os cytunwch, bydd eich cofnodion yn cael eu rhestru ac ar gael i’r cyhoedd at ddibenion ymchwil. Mae ein cyfrifoldebau Gwarchod Data yn bwysig iawn i ni, a byddwn felly yn cyfyngu ar yr hawl i weld cofnodion sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol sensitif, yn unol â’r Ddeddf Gwarchod Data.